ji008-071  

■楊惠娣

企業經營者在經營管理的過程中,常面臨的一個問題就是:總覺得組織內成員在經過一段時間後會變得似乎不太適任或勝任,其實這種問題的關鍵在於經營者沒有定期檢視人力、實施人力盤點之故。其實人力也是企業的資產之一,也像其他企業的資產例如生財器具或存貨一樣,需要作定期盤點與管理。

通常企業的人力盤點應依以下步驟進行:

一、組織架構與職掌之規劃是企業運作的基本,經營者必須仔細進行規劃設計,依據企業短、中及長期營運目標,來規劃最精簡的組織架構及人力配置,以達到人力資源管理的重要精神,即因事設人之原則。

二、進行工作分析,決定工作職務的組織架構之後,再依企業營運之需求而設定職位的位數。

三、建立工作說明書,針對每一個職位與工作內容作詳細的說明,按其職位的主要職責範圍、專業知識的需求、相關工作經驗,結合企業的績效考核制度來設計。

四、依照職位說明書訂定所需人員的工作規範,亦即資格條件,有了這項依據標準,企業即可很快地找到勝任每一職位的人才。

五、企業將現有的人力依特質或經驗,進行以上幾個程序的人力配置之後,若發現有些人員無法安排任何工作,就表示是企業內有閒置的人員。

例如有一家公司把未來三年的營業目標放在積極拓展歐美市場,那麼公司各部門就應以此業務目標來配置人力,企業也應該依此目標進行現有的人力盤點。以營業部門為例,公司所核定的歐美市場的營業目標,可依管理需要分成幾個部門的業務目標,例如A產品的業務收入、B產品的業務收入,透過這樣的量化目標設定,除了能夠有效檢討營運目標設定之成果外,營業部門還可以依產品、費用、預算、教育訓練費用來精實人力。

間接部門如總務部門、會計部門或人事部門則可以提出部門的重要方針,例如總務部門可以將節省各種費用的 分比列入部門年度目標之一;人事部門可以將改善 升制度、教育訓練制度及人才培育制度等列入年度目標作為檢討,以決定需要哪些人力的配置。

為了避免出現冗員的現象,企業必須重視員工教育訓練制度。過去,企業只懂得用人,而不知如何培育員工或評估員工績效,以致資深的員工人力老化、僵化,不但增加營運成本,也影響了企業的永續發展。

對企業而言,若能適度作定期人力盤點,裁掉企業無法再教育的冗員,對整個企業是一種正常新陳代謝的過程;相對的,對員工而言,企業的人力盤點制度會隨時隨地警惕員工,使他們進步與成長,所以人力盤點對企業與員工來說是一種雙贏的策略。

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在景氣不佳的環境下,當企業採取了種種調整方案仍不足以度過困境,不得不選擇「裁員」的斷腕措施以因應時,往往也是勞資嚴重衝突的開始,不得不小心為之。每一環節都應謹慎以對,包括如何制定標準,如何告知,如何溝通、安撫,如何激勵留任員工的士氣,如何對外解說企業政策,避免錯誤訊息影響企業形像。《企業裁員有術》結合「人力資源管理」與「法律」,內容重點解說裁員過程最佳的處理方式,可提供企業經營者面臨危機時應用!

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