■尹章華
1.訂房紀錄的錯誤
把客人抵店及離店日期寫錯或誤解客人姓名，例如「李、呂」、「林、凌」、「張、章」，或是把姓與名倒置，這種情形在西洋人身上較常見，例如：William Gray寫錯為Gray William。另一種常見的錯誤，是誤以為訂房人就是預訂住宿的客人，其實兩者不一定劃上等號。
為避免這種錯誤，就是要按作業規定辦理，務必「複述」訂房內容，讓雙方確信已完成正確的訂房手續。
2.用語或語彙上的誤解
在與顧客對談中，儘量避免使用專業術語，因為客人未必能充分了解術語的意義。例如雙人床（double bed），無論中英文皆可能引起誤解。對西洋人而言，"Booking a double room"可能真正本意是期望"a room with two beds"，亦即是兩張床的房間；對本國人而言，台語的「我要一間雙人份的房間」，其實真正本意是要"Double bed"，就是一張雙人份的大床，而非兩張床。
其他如"connecting room"（連通房，兩間獨立客房的內部有門互通）誤解為"adjacent room"（鄰近房，可能在隔壁，也可能在對面），兩者意義相去甚遠。
避免這種語彙上的誤解，在訂房接洽過程中，必須專心一意，充分了解客人需求，必要時，描述商品的特性讓對方明白，以符合客人的期望。
3.有訂房卻無紀錄
即客人事先有訂房，無論以電話或書信，訂房員同意接受，待客人抵店時，卻沒有任何訂房資料，或是客人有寄出確認函，抵店時，卻無客人相關資料。
遇到這種情形，在有空房的情形下，安排客人辦理住宿登記即可解決；若實在無房間提供，可安排客人在附近旅館暫住，大件行李則留在該旅館，交通費用亦由該旅館承擔，第二天再把客人接回，並致上誠懇的歉意。
4.超額訂房
即旅館實施超額訂房，致使客人抵店時無房間可住，或是客人做了保證訂房，遷入時，卻已無房間提供。
客人一旦訂房確認，如果確實沒有房間，可按前面的說明，安排客人到其他同級旅館住宿。要耐心解釋，誠懇表示歉意，次日接回時，亦須特別關照，如經理的道歉卡、鮮花及水果的招待，或視情況房價打折等，設法減緩客人心理的不平衡。
美國喜來登旅館集團規定，因旅館實施超額訂房而使有訂房客人沒有客房可住時，要送客人一張二十美元的禮券，這張禮券可在集團內任何一家旅館使用，並派車送客人到另一旅館居住，車費由喜來登旅館負責。
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